経営・業務 / 実践ガイド

あの人しか分からない業務を、どう整理する？

マニュアル作成の前に、業務の始まり・判断・引き継ぎ・完了を見える形にします。

PRESEEN · 課題を整理するためのガイド

THE FIRST STEP

まず、ここから。

担当者の作業一覧だけでなく、「どこで判断に迷うか」を確認してください。

すべての業務を一度に整理しようとすると、資料づくり自体が大きな仕事になります。まずは頻度が高い、引き継ぎが多い、差し戻しが起きやすい仕事のどれかを選びます。「いつ始まるか」「何を受け取るか」「何ができれば完了か」を、最近の実際の1件に沿って確認しましょう。

画面を開く、項目を入力する、といった手順だけでは引き継げないことがあります。担当者が経験で判断している条件を聞き取り、「この条件なら進める」「不足があれば差し戻す」「ここは責任者に確認する」に分けます。例外を無理に自動化せず、相談先と必要な情報を明記することも仕組み化です。

前の担当者から何が渡されると次の作業を始められるかを決めます。依頼の目的、期限、確認者、必要な資料など、実際に不足しやすい情報から始めてください。入力項目を増やしすぎると使われにくくなります。必須にする理由を説明できる項目に絞ります。

別の担当者が手順を使い、途中で質問した箇所を記録します。説明を追加したら、もう一度同じ流れを試します。完成後は更新の責任者と見直すきっかけを決めてください。制度・ツール・担当が変わったときに古い手順が残らないことが、資料の長さより大切です。

CHECK BEFORE YOU START

本記事は一般的な整理方法です。個別の状況に合わせ、必要な確認を行ってください。

FROM READING TO DOING

記事だけでは整理しきれないことも、
まずは文章でお聞かせください。