THE FIRST STEP
まず、ここから。
「AIを使いたい」を、誰のどの仕事を、どう変えたいのかに分けてみましょう。
- 繰り返している作業を3つ書き出す
- 判断基準が明確で、やり直せる作業を1つ選ぶ
- 通常の方法と試行を比べ、確認・修正の時間まで記録する
01
目的を、仕事の言葉で書く
「生成AIを導入する」だけでは、何をもって成功とするかが決まりません。「問い合わせの一次整理にかかる時間を減らす」「会議後に決定事項を共有しやすくする」のように、担当者と作業を特定します。AIを使わずに手順や入力項目を整理するだけで改善できる部分も、一緒に確認しましょう。
02
最初の対象を選ぶ
候補ごとに、発生頻度、現在の所要時間、間違えた場合の影響、確認のしやすさを書きます。最初は、人が結果を判定でき、外部送信や重要な判断の前に止められる仕事が扱いやすいでしょう。例として、社内文書の下書きや、公開情報の要点整理があります。機密情報や個人情報を扱う場合は、利用する環境の条件と社内ルールを先に確認します。
03
短い試行で、作業全体を比べる
たとえば2週間を試行期間として、同じ種類の作業を通常の方法とAIを使う方法で比べます。出力までの時間だけでなく、入力を整える時間、確認、修正、差し戻しも記録してください。「作るのは速いが、確認が増えた」という結果も重要な発見です。試行期間は仕事の頻度に合わせて調整します。
04
続ける条件と、止める条件を決める
担当者が確認し続けられ、必要な品質を満たし、費用を含めて負担が減るなら、対象を少し広げます。一方、結果の正しさを判断できない、入力整理の負担が大きい、確認者に仕事が集中する場合は、運用を見直します。ツール導入の完了と、業務改善の完了は分けて判断してください。
CHECK BEFORE YOU START
次の一歩の、確認リスト。
- 対象の作業と担当者が決まっている
- 合格と不合格の例を説明できる
- 入力準備・確認・修正を含めて時間を記録できる
- 利用情報の取扱条件を確認した
- 試行後に続けるかを判断する日が決まっている
本記事は一般的な整理方法です。個別の状況に合わせ、必要な確認を行ってください。